quarta-feira, 25 de fevereiro de 2009 @ 18:17,
Orientações para Resofap,
FESOFAP,
O CONGRESSO REGIONAL deve ser constituído conforme previsto no artigo 31 do Regimento do Trabalho Feminino na Igreja Adventista da Promessa. Em função de nesta ocasião estarem presentes um grande número de irmãs, e suas sofaps representadas, sugerimos que este encontro seja também utilizado para que se trabalhe um Tema, e que as irmãs estejam recebendo nesta ocasião orientações e capacitações que tragam crescimento às mesmas.
A ESCOLHA DO TEMA: Sugerimos que o tema seja escolhido tendo em mente a necessidade de cada região e que todas as palestras, mensagens e atividades sejam voltadas para o tema.
1. EQUIPE DE ORGANIZAÇÃO
A equipe de Organização do Congresso Regional deve ser composta por toda a diretoria da Resofap.
As funções desta equipe são:
1.1 Será responsável por todo o programa. Cabe-lhe a coordenação geral do evento. A sua tarefa consiste em escolher, classificar e ajustar todas as equipes envolvidas na programação, desde o início até a conclusão dos trabalhos. Os componentes desta equipe têm participação ativa em toda a programação, e devem ter o conhecimento de todas as atividades que vão ser desenvolvidas no evento.
1.2 Cabe, ainda, a esta equipe, a função de estabelecer com os grupos de trabalho as respectivas tarefas, e conferir o cumprimento das obrigações de cada um, marcando reuniões periódicas para um melhor entrosamento do grupo.
1.3 Realizar reuniões de avaliação quanto ao andamento dos trabalhos, levantando-se pontos positivos ou negativos, para que, possa haver uma melhora naquilo que se pretende oferecer.
1.4 Definir o tema do Congresso, os palestrantes, a data, o local, a duração do evento, o valor a ser cobrado de cada participante e tomar todas as decisões necessárias para a realização do programa.
I. QUANTO AO LOCAL:
A escolha do local é o item que requer maior antecedência (por volta de um ano), e algumas considerações importantes devem ser observadas:
a. Verificar o número de pessoas que o local comporta confortavelmente;
b. Se há locais apropriados para aquilo que se pretende oferecer (auditório, refeitório, alojamentos, salas para oficina ou palestras, área de lazer, etc);
c. As condições sanitárias do lugar;
d. Se o acesso e a localização são favoráveis;
e. Sempre se assegurar de um Contrato de Locação.
II. QUANTO AOS VALORES:
O recebimento dos valores e controle das despesas do Congresso deverão ficar a cargo das tesoureiras da Resofap.
a. É preciso calcular bem o valor a ser cobrado de cada participante, a fim de que não haja prejuízos, mas evitando também que seja muito fora das possibilidades das sofapistas.
b. É preciso lembrar-se de despesas como: o custeio das despesas dos palestrantes convidados, material didático (apostilas e outros), brindes para sorteios, lembrancinhas e outras.
1.5 Elaborar a ficha de inscrição, com todos os dados importantes, tais como: nome completo, endereço, telefone de contato, sofap a que pertence, e outras informações que julgarem necessárias.
1.6Divulgar o evento nas Sofaps, determinando o prazo para a devolução das fichas de inscrição.
Ø Orientar as Sofaps que enviarem suas representantes, que procurem escolher aquelas irmãs que tenham condições de estar posteriormente transmitindo às suas Sofaps as orientações recebidas no Congresso.
1.7 Distribuir as fichas de inscrição e recolhe-las.
OBS: A função descrita nos itens 1.5 a 1.7 deverá ficar a cargo da Secretaria da Resofap.
1.8 Verificar, providenciar e coordenar os meios de transporte, quando o Congresso for realizado em local distante e houver dificuldades de acesso.
1.9 Formar outras equipes, com pessoas escolhidas pela equipe de organização, que poderão estar auxiliando na realização do Congresso. Sugerimos a seguir algumas destas equipes:
2. EQUIPE DE APOIO
2.1 Recepção e identificação dos participantes.
2.2 Listar os nomes de todos os participantes, com todas as informações necessárias.
2.3 Elaborar crachás diferenciados em cores, para identificação dos participantes, dos preletores e das equipes de trabalho, especificando-se o nome a função de cada um.
2.4 Assistir as necessidades da mesa, dos palestrantes e dos participantes.
2.5 Manter materiais para uso dos participantes: papel, canetas e uma caixa com medicamentos de uso geral.
2.6 Orientar os participantes, durante o evento, a se dirigirem a esta equipe para resolver qualquer necessidade ou dúvida sobre os trabalhos.
2.7 No período da realização do Congresso, observar em acordo com a equipe de Alimentação, os recipientes com água, café e copos descartáveis, evitando-se a saída dos participantes do local, no decorrer das palestras.
2.8 Ambientação e organização do local do evento, verificando ou providenciando cadeiras, mesas, som e outras necessidades para realização do Congresso.
3. EQUIPE DE ÂNCORAS
3.1 Orientar e comunicar a todos os presentes e palestrantes sobre o andamento dos trabalhos, ou qualquer outra informação necessária para o momento.
3.2 Orientar a parte musical dos programas: Na Abertura, no decorrer do Congresso e no Encerramento.
Ø Quanto às músicas e grupos musicais que estarão participando do Congresso, deve-se escolher participações adequadas, evitando aqueles(as) que destoem do público alvo.
3.3 Responsabilizar-se pela apresentação das equipes participantes, bem como dos palestrantes e dos temas a serem discorridos por cada um.
3.4 Controlar o tempo de cada palestra. Os ministrantes devem seguir um programa de horário, para um perfeito seguimento, levando em conta todas as atividades do evento. Além disso, como liderança regional que é, a Resofap deverá dar um bom exemplo às suas Sofaps quanto à pontualidade.
4. EQUIPE DE DECORAÇÃO
4.1 Ornamentar os ambientes no local de realização do Congresso;
4.2 Elaborar cartazes alusivos ao tema;
4.3 Cuidar das demais preparações que envolvam a decoração.
5. EQUIPE DE INTERCESSÃO E ORAÇÃO
5.1 Promover uma consagração envolvendo todo o grupo de participantes das equipes, com orações e jejuns, para que haja uma completa unidade de propósitos.
5.2 Organizar uma agenda de consagração para todos os inscritos, procurando envolvê-los num compromisso espiritual, visando o bom andamento do evento;
5.3 Interceder por todos os participantes, inclusive pelos das equipes de trabalho;
5.4 Organizar uma vigília de oração no(s) dia(s) do Congresso. Esta vigília poderá ser feita através da distribuição de uma escala de horários entre pessoas que não estejam participando do evento. O objetivo desta consagração é o bom andamento e um resultado positivo do evento, sob a direção do Espírito Santo de Deus.
6. EQUIPE DO BERÇÁRIO
O ideal é que não haja crianças participando, mas se isto não for possível, torna-se necessário pensar na possibilidade da formação de uma equipe, composta com um perfil adequado, para cuidar das crianças dos participantes, ou para dar assistência às mães que precisarem trazer seus filhos. O trabalho desta equipe consiste em:
6.1 Preparar um local adequado para abrigar as crianças e que esteja em condições apropriadas para o desenvolvimento das atividades;
6.2 Desenvolver atividades bem elaboradas e adequadas, para manter as crianças interessadas e participativas, até o fim dos trabalhos.
6.3 Cuidar das crianças com relação à alimentação e higiene;
6.4 Providenciar para que as crianças tenham suas necessidades atendidas e se sintam confortáveis, durante todo o período do evento.
7. EQUIPE DO SOCIAL
7.1 Providenciar os brindes que serão oferecidos durante o evento;
7.2 Realizar sorteios;
7.3 Realizar brincadeiras e descontrações que envolvam os participantes;
7.4 Proporcionar o entrosamento das congressistas, promovendo confraternizações, durante os intervalos de palestras e almoço;
7.5 Organizar trabalhos que visem à ambientação das congressistas. Pode utilizar-se de informações colhidas nas fichas de inscrição como: aniversariantes do mês, a sócia mais idosa, a mais nova sócia de Sofap, a maior caravana; a primeira inscrição, etc.
7.6 Tomar o máximo de cuidado para não causar constrangimentos a nenhum participante.
8. EQUIPE DE ALIMENTAÇÃO
O ideal é que o local escolhido forneça a alimentação. Isto diminui e muito o trabalho a ser realizado pela equipe. Mas mesmo que o local ofereça a alimentação, se faz necessária esta equipe, pois é preciso que as definições como o que e como será servido, sejam subordinadas à aprovação da equipe. Algumas das prováveis funções desta equipe são:
8.1 Organizar o cardápio, preparar e cozinhar as refeições a serem servidas aos participantes.
8.2 Comprar o material necessário para a preparação da alimentação.
8.3 Controlar os pratos, talheres e descartáveis que serão utilizados no evento.
8.4 Esforçar-se para que as refeições estejam prontas no horário previsto, evitando assim atrasos na programação;
8.5 Manter no local das palestras, ou próximo, recipientes com água, café e copos descartáveis, para evitar a circulação no decorrer das palestras, em acordo com a Equipe de Apoio.
As prováveis refeições do dia são:
1. Café – manhã e intervalos
2. Almoço
3. Lanche – final da tarde ou Jantar
9. EQUIPE DE LIMPEZA
9.1 Ter o cuidado de verificar, periodicamente, o local de realização do evento, deixando-o sempre limpo e agradável aos participantes;
9.2Manter os sanitários sempre em ordem, com papel higiênico, sabonete e toalhas para a higiene dos usuários;
9.3 Instruir os participantes, através de cartazes, a utilizarem os recipientes próprios para o lixo, bem como o local para depósitos de utensílios usados, sempre com o objetivo de manter uma boa aparência no ambiente do encontro.
O QUE DEVE CONTER UMA PROGRAMAÇÃO DO CONGRESSO?
1. FORMAÇÃO DA MESA
Esta deverá ser composta pelas seguintes pessoas: Diretora e Secretária da Resofap, Superintendente Regional ou Setorial e uma representante da Fesofap.
Observação: Lembramos que desde a abertura, a secretária deverá estar registrando em ata todos os acontecimentos, podendo revezar a função com a sua vice.
1.1. Entrada das Bandeiras, na seguinte ordem:
1.1.1. Bandeira Nacional (que deverá ocupar a posição central);
1.1.2. Bandeira Estadual (à direita da Nacional);
1.1.3. Bandeira da IAP (à esquerda da Nacional);
1.1.4. Bandeira da Fesofap (ao lado da Bandeira da IAP).
2.1 Cântico do Hino Nacional (observando a postura adequada).
3 ABERTURA OFICIAL DO CONGRESSO
Esta abertura deverá ser feita pela Diretora da Resofap e deverá ter a seguinte fala: “Declaro oficialmente aberto este Congresso em nome de Jesus”.
Cântico do Hino Oficial de Congresso, nº 189 do Brados de Júbilo.
Segue-se um devocional com Leitura bíblica, louvores, mensagem e oração.
Esta primeira etapa deverá conter uma fala das seguintes pessoas: Diretora da Resofap, Superintentende Regional ou Setorial, representante da Fesofap e do Presbitério Geral (se houver). A ordem e o momento em que acontecerão estas falas, deverão ser escolhidas pela direção do programa, evitando que se tornem longas ou cansativas.
4 O PLENÁRIO
Um segundo momento, deverá ser reservado ao plenário, conforme previsto no artigo 31 do Regimento.
A abertura do Plenário deverá ser feita pela Diretora;
A secretária faz a chamadas das Sofaps;
Segue-se a apresentação dos pontos, em ordem decrescente de relevância.
Ø As Resofaps deverão, com bastante antecedência, estarem se comunicando por correspondência com suas Sofaps, orientando-as a encaminharem os pontos para o Congresso, a fim de que sejam previamente analisados, respeitando o prazo de encerramento até 30 dias antes da data do Congresso. Deverão também lembrá-las de que os pontos não poderão ser encaminhados no dia do plenário, conforme previsto no artigo 32 do Regimento.
SUGESTÃO DE PROGRAMAS
1. CONGRESSO DE UM DIA: geralmente ocorre num sábado.
Pela manhã: aberturas (cívica e oficial), devocional e palavras dos representantes da Resofap, Fesofap, Superintendência Regional e Presbitério Geral (se houver);
Almoço (intervalo em média de 2 horas);
Plenário (Se não houver pontos, este período poderá ser aproveitado para Palestras, Capacitações, Oficinas ou Dinâmicas);
Jantar ou Lanche;
Culto de Encerramento.
2. CONGRESSO DE DOIS DIAS
2.1. SÁBADO
Pela manhã: aberturas (Cívica e Oficial), devocional e palavras dos representantes da Resofap, Fesofap, Superintendência Regional e Presbitério Geral (se houver);
Almoço (intervalo em média de 2 horas);
Palestras, Capacitações, Oficinas ou Dinâmicas;
Jantar (intervalo em média de 2 horas);
Culto (de Avivamento, ou Louvor,ou Ação de Graças, ou Cantado, ou de Talentos, etc)
Encerramento.
Obs.: Não é recomendável orações após o encerramento das atividades noturnas, ou cultos da alvorada, a fim de que as congressistas estejam atentas e descansadas para a programação do Congresso. A necessidade de repouso das congressistas precisa ser respeitada.
2.2 DOMINGO
No auditório, instala-se o Plenário (Se não houver pontos, este período poderá ser aproveitado para palestras, oficinas, lazer ou outros);
QUANTO AS PALESTRAS
Palestras são instruções previamente preparadas pelo (s) ministrante (s), em que é demonstrado um bom conhecimento do assunto em pauta, adquirido através do estudo regular, da leitura de literaturas apropriadas, da participação em cursos de especialização e outros meios para enriquecimento do saber.
Recomenda-se, sempre que possível, convidar pessoas com formação em áreas específicas, e que se disponham a ministrar sobre assuntos de sua especialidade, por exemplo: médicos, psicólogos, sociólogos, dentistas, advogados, administradores, economistas e outros, com formação cristã, preferencialmente, membros da Igreja Adventista da Promessa.
O cuidado que se deve ter diz respeito a que os temas devem ser tratados sempre dentro da perspectiva bíblica. A palavra de Deus é a única fonte com autoridade divina para ensinar princípios que conduzirão, com sucesso, a vida familiar e religiosa nos seus mais diversos segmentos, atendendo o ser humano nas diferentes áreas de fases de sua vida.
O aproveitamento do conteúdo das palestras é maior quando é oferecido numa quantidade adequada. Palestras muito longas se tornam cansativas e comprometem a absorção de seu conteúdo. Sugerimos a duração máxima de 1:30h.
Evite, também, sobrecarregar de programação a agenda, para que as congressistas não se sintam sufocadas. É melhor ter menos palestras, mas, com o maior aproveitamento possível.
O que se exige do ministrante é a capacidade para discorrer sobre o tema escolhido, com agilidade para respostas, discussões e a aplicação de dinâmicas próprias para o momento.
PONTOS IMPORTANTES:
· Evitar avisos e comentários após pregações.
· Brindes ou momentos de descontração não deverão ser oferecidos nos inícios dos blocos, mas sempre durante a programação, preferencialmente entre as palestras ou no término delas.